目次

1. 1. なぜ従来の「クラシック型」ポータルは社員に敬遠されるのか？
2. 2. エンゲージメントを高める「モダンUI」デザインの3つのセオリー
3. 3. 社員が毎日訪れたくなる「コンテンツ」の仕掛け
4. 4. 標準機能＋αで実現する、弊社独自の「モダンUIアプリ」という選択肢
5. 5. まとめ：Microsoft Vivaとの融合で、真の従業員体験（EX）の向上へ

ハイブリッドワークやフルリモートワークが定着した現代のビジネス環境において、物理的なオフィスに代わる「デジタル上の全員の集会所」として、社内ポータルサイトの重要性がかつてないほど高まっています。多くの企業がMicrosoft SharePoint Online（以下、SharePoint）を導入し、ポータルサイトを構築していますが、現場からは「社内ポータルを作ったものの、社員にほとんど見られていない」「重要な経営トップのメッセージが届かない」といった相談が多く寄せられます。

見られない社内ポータルに共通しているのは、単なる「リンク集」や「規程集」になっており、社員が「自発的に訪れたくなる魅力（エンゲージメント）」が欠けているという点です。現在のSharePointが提供する「モダンUI」は、高度なWebデザインの知識がなくとも、美しく、直感的で、社員の心を動かすポータルサイトを構築できる強力なポテンシャルを持っています。

本記事では、Microsoftテクノロジーのスペシャリストとしての視点から、モダンUIの機能を最大限に活かし、社員のエンゲージメントを高めるための「デザインとコンテンツの魅せ方」の秘訣を解説します。

1. なぜ従来の「クラシック型」ポータルは社員に敬遠されるのか？

かつてのSharePoint（クラシックUI）や、古い社内システムで構築されたポータルサイトが抱えていた最大の課題は、「情報の硬直化」と「ユーザー体験（UX）の低さ」でした。

敬遠されるポータルの特徴

• テキスト中心で視覚的魅力に乏しい：文字が敷き詰められたデザインは、直感的に情報を理解しづらく、スマートフォンのニュースアプリなどに慣れた現代の社員にとっては「読むストレス」を感じさせます。
• モバイル対応の未備（レスポンシブの欠如）：外出先や現場フロアからスマートフォンでアクセスした際、画面が崩れてしまったり、PC版の縮小画面が表示されたりすることで、アクセス自体を諦めさせてしまう。
• 情報の「一方通行」：総務や人事からの「通達」を掲載するだけの場所になっており、双方向のコミュニケーションや、社員がワクワクするようなコンテンツが不足している。

SharePointの「モダンUI」は、これらの課題を解決するために開発されました。完全にレスポンシブ（PC、タブレット、スマホの自動最適化）に対応し、視覚的なWebパーツをドラッグ＆ドロップするだけで、今風の洗練されたサイトへとアップデートすることが可能です。

2. エンゲージメントを高める「モダンUI」デザインの3つのセオリー

社内ポータルを開いた瞬間の「第一印象」は、その後の閲覧率を大きく左右します。モダンUIのデザインパーツ（Webパーツ）を効果的に配置するための、3つのセオリーを紹介します。

セオリー①：「ヒーローWebパーツ」による視覚的インパクトの最大化

サイトの最上部（ファーストビュー）には、必ず「ヒーローWebパーツ」を配置します。大きな画像やタイル形式で重要ニュースを視覚的に訴求できるパーツです。

• 魅せ方の秘訣：単に文字を入れるだけでなく、記事の内容を象徴する高画質な写真やイラストを設定します。「文字を読ませる」のではなく「画像で引き込む」ことで、クリック率の向上が期待できます。

セオリー②：直感的なナビゲーションと「クイックリンク」

社員がよく使うシステム（勤怠管理、経費精算、Microsoft Teamsなど）への導線は、「クイックリンクWebパーツ」を使い、アイコンやグリッド形式でスマートに配置します。

• 魅せ方の秘訣：アイコンの色やデザインのトーンを統一することで、ごちゃごちゃした「リンク集」から、洗練された「ダッシュボード」へと印象を変えることができます。

セオリー③：「ニュースWebパーツ」の適切なレイアウト選択

SharePointのニュースパーツは、同じデータソースからでも「見出し」「サイドバイサイド」「リスト」など複数の見せ方を選択できます。

• 魅せ方の秘訣：トップページのメインニュースは「見出し（大きな画像付き）」で目立たせ、過去のアーカイブや各部署からのライトな連絡は「リスト」でコンパクトに見せるなど、情報の重要度に応じたメリハリをつけたレイアウト設計を行います。

3. 社員が毎日訪れたくなる「コンテンツ」の仕掛け

デザインを美しく整えても、中身（コンテンツ）が毎日変わらなければ、社員は二度と訪れなくなります。ポータルに「生命感」を与え、エンゲージメントを高めるためのコンテンツのアイデアを提案します。

仕掛けA：トップメッセージの「ストーリー化」

経営陣からのメッセージを、お堅い「訓示」として掲載するのではなく、モダンページの機能を活かして「インタビュー形式」や「写真付きのストーリー」として発信します。ページ下部の「コメント機能」や「いいね！」を有効にすることで、双方向のリアクションを生み出し、経営層と現場の距離を縮めることができます。

仕掛けB：部署や社員の「顔が見える」スポットライト記事

「新入社員紹介」や「今月の活躍社員インタビュー」「各プロジェクトの裏側紹介」といった、人を主役にしたコンテンツを定期的に配信します。SharePointの「ユーザーWebパーツ」を活用し、プロフィール写真や組織図、Teamsチャットへのリンクを有機的に結びつけることで、部署を超えたコラボレーションのきっかけを創出します。

仕掛けC：動的コンテンツ（Yammer/Viva Engage、Stream）の埋め込み

静的なテキストだけでなく、社内SNS（Viva Engage）のタイムラインをポータルの一部に埋め込み、社員同士の気軽な雑談や賞賛（Praise）の声をリアルタイムに表示させます。また、社内イベントや研修の録画（Microsoft Stream）を動画パーツで配置し、ワンクリックで再生できるようにすることで、ポータル全体の「動的な魅力」を高めます。

4. 標準機能＋αで実現する、弊社独自の「モダンUIアプリ」という選択肢

SharePointモダンUIは非常に優秀ですが、企業独自の「どうしても表現したいこだわり」や「高度なデザインガバナンス」を求められる場合、標準の機能だけでは一歩痒いところに手が届かないケースがあります。

例えば、

• 「自社のコーポレートカラーや独自のフォントをより厳密に適用したい」
• 「組織階層に連動した、より複雑なタブメニューや動的なお知らせ表示を作りたい」

こうしたニーズに対して、弊社アドバンスド・ソリューションでは、これまでの豊富な開発実績をもとに、SharePointの標準機能を美しく拡張する「SharePointモダンUIアプリ」を自社プロダクトとして提供しています。ローコードの手軽さを活かしつつ、スクラッチ開発（フルカスタム開発）と比べて短納期・低コストでリッチな表現力を追加することが可能であり、多くのエンゲージメント重視の企業様にご評価いただいています。

5. まとめ：Microsoft Vivaとの融合で、真の従業員体験（EX）の向上へ

社内ポータルの「魅せ方」を磨くことは、単にWebサイトを綺麗にすることではありません。それは、会社のビジョンを社内に浸透させ、組織の縦割りを超えたつながりを生み出す、「従業員体験（EX：Employee Experience）の向上」そのものです。

さらに、これからのモダンワークにおいては、構築したSharePointポータルを「Microsoft Viva Connections」と連携させ、普段社員が仕事で最も開いている「Microsoft Teams」の中にそのまま社内ポータルをアプリとして組み込む運用が主流となっています。PCからでもスマホからでも、Teamsを開けば、会社の最新ニュースや必要なアプリに一瞬でアクセスできる環境。これこそが、デジタルワークプレイスの完成形です。

アドバンスド・ソリューションでは、Microsoftテクノロジーのスペシャリスト陣が、SharePointの標準機能を熟知した上でのデザインガバナンス策定から、独自のUI拡張、さらにはTeams/Microsoft Vivaを巻き込んだ次世代ワークプレイスのグランドデザインまでを一貫してサポートいたします。

「自社の社内ポータルをもっと活性化させたい」「社員が愛着を持てるデジタルオフィスを構築したい」という企業様は、ぜひ一度弊社の無料オンライン相談へお問い合わせください。