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日報システムとは?日報の電子化でできること・メリットを解説!

テレワーク環境が推進される中、「そろそろ我が社も紙の日報を見直そうか」と考え始めた企業も多いのではないでしょうか。日報の提出・管理はどの企業・部署にとっても不可欠であり、毎日行う業務だからこそ効率性が重要です。

今回は、日報の電子化がもたらすメリットをご紹介します。

日報の電子化とは?

紙の日報を使用していて、以下のような課題を感じたことはないでしょうか。

・手書きの文字で読みづらい場合がある
・提出状況の可視化が困難
・出張時やリモートワーク環境では提出が難しい
・日報のデータを活用した集計が行えない。集計したい場合は別途入力作業が必要なので、人的コストがかかり、入力ミスが発生する可能性もある
・顧客データとの紐付けなど、ほかの情報資産と日報データをリンクさせての活用が行えない
・物理的な保管コストが発生する
・後から情報の検索を行うのが難しい


日報を電子化すると、クラウド上でフォーマットの作成・入力・提出・データ閲覧 / 検索などを一貫して行えるようになります。

導入方法は主に、サブスクリプション系サービスの契約と、自社専用システムの開発といった2パターンがあります。


日報の電子化で実現できること


クラウド上で操作できる日報システムには、紙の日報で発生していた課題を解決へと導く、以下のような機能を搭載したものがあります。


入力・提出・閲覧に関する機能


・入力フォーマットの作成
・作成者情報や日付情報等、毎回必要な情報の入力を自動化
・外出先や自宅からの入力・提出:スマートフォンやタブレットでも操作が可能
・社内全体で情報共有が容易
・PDFデータなどのファイルや、関連サイトのURL情報の添付
・フィードバックコメントの入力:提出者へ新規コメントの通知もできる 


検索・集計に関する機能


・過去に提出された日報の検索
・提出状況の可視化:未提出者の抽出のほか、ツールによってはアラート設定も可能
・入力データに基づく集計:グラフ・レポートの作成ができる


業務の効率化をはじめ、仕事の見える化やデータ活用などが進むことで生産性の向上にも寄与するのが、日報システムの魅力です。


日報システムのメリット

日報のシステム化により、日常業務にもたらされる恩恵を具体的に見ていきましょう。

日報にかかる業務の効率アップ

タイピングでの迅速な入力が可能となり、日報の作成効率が向上します。あらかじめフォーマットを準備できますので、入力してほしい情報の抜け漏れも防げるでしょう。日報における必須の情報項目は、フォーマット作成時にカスタマイズできます。


保管コストの削減

日報の入力から提出・閲覧までを全てクラウド上で完結できます。日報システムでペーパーレス化が進めば、紙代・印刷代をはじめ、日報の保管にかかるコストの削減にもつながります。

場所を選ばず入力・提出・閲覧が可能

日報システムがあれば、社外や自宅からも入力・提出・閲覧ができます。スマートフォンやタブレットから操作ができるのも便利な点です。例えば外回り営業の担当者にとって、日報のためにわざわざ帰社する必要がなくなり、社外でも手軽に入力・提出ができることから、一日の業務全体の負担軽減にも繋がります。

全社的な情報共有

クラウド上の日報管理は、全社的な情報共有も可能にします。関係者間で必要な情報をスピーディーにシェアできれば、フィードバックが生まれやすくなり、また知識やノウハウの伝達も促せるでしょう。日報に基づくコミュニケーションも活発になるはずです。


情報資産としての活用が可能に

入力データの検索・集計の機能を利用できます。従来の紙の日報から必要な情報を見つけたい場合、目視か、検索のためにデータ化する必要がありました。

その点、あらかじめ情報がデータ化されていれば、キーワードなどによる検索で情報の把握をしやすくなります。また、集計・分析への活用も、戦略やアイデアなどの創出につながる可能性を秘めています。


日報システムでテレワーク&情報資産の活用推進

日報システムは、ペーパーレス化やテレワーク環境への適用だけではなく、「情報資産の活用」という点でも非常に価値があるものです。大掛かりなシステム開発をせず、より手軽に、費用を抑えた日報システムの導入を検討するなら、Microsoft 365サービスを活用する選択肢もあります。

業務システムとしてMicrosoft 365を導入している企業の場合、Microsoft 365に備わっているSharePoint・Power Platformを用いた開発により、自社の業務内容に合わせた日報システムを作成できます。サブスクリプションサービスの契約とは異なり、日報システム利用のためのアカウント契約が不要となります。特に社内全体で使用する機会の多い日報であれば、システムを自社用に開発しておくことで長期的に見たときのランニングコストを抑えられます。

Microsoft 365を用いた日報システムの作成を検討される際は、ぜひアドバンスド・ソリューションにご相談ください。


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