Copilot導入時のセキュリティ・権限管理のポイント

目次

Microsoft Copilot（旧称：Microsoft 365 Copilot。ライセンスの名前などには、旧称が残っています。以下、Copilot）は、使う人がもともと見る権限を持っている情報だけを使って答えます。Copilotを入れたからといって、見られる範囲が新しく広がるわけではありません。

そのため、導入前に気をつけたいのは「Copilotそのもの」よりも、社内のファイルやサイトに付いている権限が広すぎないか、つまり「見えすぎ」になっていないかです。

この記事では、Copilotがどの情報を使うのかを整理したうえで、導入前に進めておきたい「見えすぎの洗い出し → 権限の見直し → 機密情報への目印（ラベル）付け」の3つのステップを、専門知識がない方にもわかるように解説します。

関連記事：Copilot Studio とは？できること・料金・始め方と Microsoft Copilot との違いを実務目線で整理

Copilotはどの情報を使って答えるのか

使う人が「見られる情報」だけを使う

Copilotは、メールやチャット、SharePointやOneDriveのファイルなど、Microsoft 365の中にある情報を使って答えます。このとき使われるのは、質問した人が少なくとも「閲覧」できる情報だけです。Microsoftの公式ドキュメントでも、Copilotは利用者が閲覧権限を持つ組織のデータだけを表示すると説明されています。

言いかえると、Copilotが答えに使える範囲は、その人がふだんSharePointやTeamsで開ける範囲と同じです。ほかの部署の人だけが見られる資料や、自分に共有されていないファイルが、Copilotの答えに勝手に出てくることはありません。

入力した内容は、AIの学習に使われない

Copilotに入力した質問（プロンプト）や、Copilotの答え、答えを作るために参照した社内のデータは、AIの土台となるモデル（基盤モデル）の学習には使われません。これはMicrosoftが公式に示している方針です。

社内の情報をAIに読ませると、その内容が別の会社の答えに使われてしまうのでは、と心配される方もいます。Copilotでは、そのような使われ方はしないと覚えておいてください。

データはMicrosoft 365の約束の範囲で扱われる

Copilotとのやりとり（質問と答え）は記録として保存されますが、ほかのMicrosoft 365のデータと同じ契約上の約束にそって扱われ、保存時には暗号化されます。データをどの地域で保存するかについても、Microsoft 365と同じ約束の対象になっています。

つまり、Copilotを使うために、社内のデータをこれまでと違うルールの場所に預けるわけではありません。

導入前に気をつけたい「見えすぎ（オーバーシェアリング）」とは

よくある例

「見えすぎ」とは、本来は一部の人だけが見るべき情報が、必要以上に多くの人に見える状態のことです。英語では「オーバーシェアリング」と呼ばれます。

たとえば、次のような状態が考えられます。

• 社内向けのサイトが「組織内の全員」に公開されたままになっている
• 「リンクを知っている人なら誰でも見られる」共有リンクが、そのまま残っている
• 退職や異動のあとも、以前の部署のサイトに参加したままになっている

どれも、日々の業務の中で少しずつ生まれやすいものです。

Copilotで起きること

これまでは、権限が広すぎるファイルがあっても、その場所を知らなければ見つかりにくいことがほとんどでした。Copilotを使うと、質問するだけで関係する情報を探して答えてくれるため、「見られる状態だったけれど、誰も気づいていなかった情報」が見つかりやすくなります。

Copilotが新しく権限を広げるわけではありません。もともとの権限の広さが、そのまま表に出やすくなる、と考えるとわかりやすいでしょう。だからこそ、導入前の確認が大切になります。

導入前にやっておきたい3つのステップ

Microsoftは、Copilotを安全に使い始めるための導入ガイド（ブループリント）を公開しています。そこでは「見えすぎの解消」「ガードレール（安全のための決まり）の設定」「規制への対応」の3つが柱とされています。ここでは、そのうち最初に取り組みたい内容を、3つのステップにまとめます。

ステップ1：見えすぎの洗い出し

まず、公開範囲が広すぎるサイトやファイルがどこにあるかを把握します。SharePointの管理センターや、SharePoint Advanced Management（SharePointの管理を強化する機能群）のレポートを使うと、組織全体に公開されているサイトや、共有リンクが多く作られているサイトを見つけやすくなります。

最初からすべてを完璧に調べる必要はありません。人事・経理・契約など、機密性の高い情報が置かれていそうなサイトから確認すると、効率よく進められます。

ステップ2：権限の見直し

見つかったサイトやファイルについて、本当にその範囲に公開する必要があるかを確認します。判断は、情報システム部門だけでなく、そのサイトを使っている部署の担当者（サイトの所有者）にも確認してもらうのが確実です。

不要な「全員に公開」や、使われていない共有リンクを止めるだけでも、見えすぎは大きく減らせます。

外部の方との共有を見直す場合は、脱・メール添付。SharePointの『外部共有』機能を安全に使いこなし、パートナー企業との連携を加速させる運用設計も参考になります。

サイトや文書ライブラリの分け方を見直す場合は、あとからの整理が楽になる設計にしておくと安心です。設計の考え方は、SharePoint Online『260文字の壁』に後から気づかないために。移行後に差が出る、持続可能なフォルダ命名規則とライブラリ設計をご覧ください。

ステップ3：機密情報に目印（ラベル）を付ける

特に守りたい情報には、Microsoft Purview（情報を守るための機能群）の「秘密度ラベル」という目印を付けておく方法があります。ラベルによって暗号化された情報は、Copilotも、利用者に与えられた使用権限どおりに扱います。

区分は、会社ごとに決めます。たとえば「社外秘」「関係者のみ」のように、社内で使う区分をあらかじめ決めておくと、ラベルを付ける基準がぶれにくくなります。

必要なライセンス・ツールの考え方

SharePoint Advanced Management

ステップ1・2で紹介したSharePoint Advanced Managementは、Microsoftの公式ドキュメントで、Microsoft 365 Copilot（Premium）のライセンスに含まれると説明されています。実際に使える機能は、お使いの環境で確認してください。

Microsoft Purview

秘密度ラベルなどのMicrosoft Purviewの機能は、どの機能がどの契約で使えるかが、契約内容によって異なります。「ラベルを使いたいが、今の契約で使えるかわからない」という場合は、まず現在の契約で利用できる範囲を確認するところから始めてください。

導入後も続けたい運用（棚卸し）

定期的なアクセスの見直し

権限の整理は、導入前に一度行えば終わりではありません。異動や退職、プロジェクトの終了などで、必要な権限は少しずつ変わっていきます。サイトの所有者が、定期的に「誰が見られるか」を確認する仕組みをつくっておくと、見えすぎが再び増えるのを防げます。

利用状況の記録と保存

Copilotとのやりとりは保存されており、管理者はコンテンツ検索やMicrosoft Purviewを使って確認できます。また、Microsoft Purviewでは、Copilotとのやりとりをどのくらいの期間保存するかを決めることもできます。社内の記録の残し方のルールに合わせて、設定を検討してください。なお、利用者は自分のやりとりの履歴を削除することもできます。

社内ルールづくり

ツールの設定とあわせて、「どのような情報をCopilotに入力してよいか」「答えをそのまま社外に出してよいか」といった社内ルールを決めておくことも大切です。Copilotの答えは必ずしも正確とは限らないため、利用者が内容を確認してから使う、という基本も共有しておきましょう。

Copilotエージェントによる業務の自動化については、SharePointが「自ら働く」場所に。Copilot エージェントで変わる次世代の業務自動化とナレッジ活用で解説しています。

まとめ

Copilotは、使う人が見られる情報だけを使って答える仕組みです。そのため、安全に使うためのカギは、Copilotそのものよりも「社内の権限が整理されているか」にあります。

いきなり全社に展開するのではなく、見えすぎの洗い出し、権限の見直し、機密情報へのラベル付けという順で準備を整えてから、使う範囲を広げていくのがおすすめです。

次に読む記事：記事②「SharePointの資料をCopilotに活かす方法」

よくある質問（FAQ）

Q1. Copilotを使うと、社内の情報が外部に漏れることはありませんか？

A. Copilotとのやりとりや参照されたデータは、ほかのMicrosoft 365のデータと同じ契約上の約束にそって扱われ、保存時には暗号化されます。また、入力した内容や社内データが、AIの基盤モデルの学習に使われることはありません。

Q2. Copilotを使うと、見る権限のない資料まで見えてしまいますか？

A. 見えません。Copilotは、使う人が少なくとも閲覧権限を持つ情報だけを使って答えます。ただし、もともとの権限が広すぎる場合は、その範囲の情報は答えに使われるため、導入前の見直しが大切です。

Q3. 導入前に、最低限やっておくべきことは何ですか？

A. 公開範囲が広すぎるサイトや、不要な共有リンクの洗い出しと見直しです。あわせて、特に守りたい情報に秘密度ラベルを付けておくと、より安心して使い始められます。

Q4. 権限の見直しのために、追加のツールや費用は必要ですか？

A. SharePoint Advanced Managementは、Microsoftの公式ドキュメントで、Microsoft 365 Copilot（Premium）のライセンスに含まれると説明されています。実際に使える機能は、お使いの環境で確認してください。Microsoft Purviewの機能は契約内容によって使える範囲が異なるため、現在の契約で利用できる機能を確認してください。

Q5. Copilotとのやりとりの記録は残りますか？管理者は確認できますか？

A. やりとりは保存され、管理者はコンテンツ検索やMicrosoft Purviewで確認できます。Microsoft Purviewでは保存期間を設定することもできます。また、利用者は自分の履歴を削除できます。

参考情報

• Microsoft Copilot のデータ、プライバシー、セキュリティ
• 安全で管理されたデータ基盤の導入ガイド（ブループリント）
• Copilotに向けたSharePoint Advanced Managementの準備
• SharePoint Advanced Management
• 生成AIアプリ向けのMicrosoft Purviewの保護
• 秘密度ラベル